Kontrollnimekiri: 8 märki, et te ei oska aega eraldada

alexander savina

Tundub, et hindab aja juhtimise oskuste tõhusust väga lihtne: kui teil on aega teha kogu ettenähtud aja jooksul tööd või on võimalik kriitilises olukorras kiirendada ja teha ülesandeid võimalikult kiiresti, siis on kõik korras. Kuid mõnikord ei ole aja eraldamise probleemid nii ilmsed - näiteks kui teil on aega kõike, kuid aeg-ajalt tunned, et te tegutsete võimaluste piires. Me mõistame, kuidas seda mõista - ja mida sellega teha.

1

Te ei saa hinnata, kui kaua teie tegevus võtab.

Kui märkate, et olete viie kuni kümne minuti jooksul stabiilselt hilinenud (tööle, sõpradega kohtumiseks ja kus iganes sa oled), võib-olla on probleemiks see, et te ei mõista täielikult, kui palju aega teil on erinevaid ülesandeid. See juhtub - tundub, et olete kindel, et asi on lihtne, ja alles siis, kui sa mõistad, et te vajate veel kümme minutit.

Hea uudis on see, et saate sellega hakkama saada: kui märkate kalduvust planeerida kõike samal ajal, siis lihtsalt pane iga kord kaks korda rohkem aega või vähemalt 15 minutit. Paljud inimesed kasutavad seda tehnikat oma tööpäeva planeerimisel: pidage meeles, et ettenägematu vääramatu jõud võib alati sisestada ühtsesse ülesannete loetellu.

2

Sul pole selget päeva.

Ülesannete nimekiri on üks lihtsamaid ja kõige tõhusamaid aja juhtimise vahendeid: tänu sellele saate hõlpsasti aru saada, kui palju aega olete kulunud ülesannetele ja kus süsteem jookseb kokku. See kõik ei tähenda muidugi, et peate lootma päevale kuni päevani, kuid vähemalt mõistma küsimuste nimekirja ja mõtle sellele, mida ja millises järjekorras te kasutate, on alati kasulik.

Paljusid töös ja väljaspool seda takistab tunne, et on liiga palju probleeme ja ei ole selge, milline neist kõigepealt võtta. Päevik või äriplaan lahendab selle probleemi ja lisab päevale spetsiifikat: esemete nimekiri hirmutab palju vähem kui kaos minu peas.

3

Te kardate delegeerida

"Kui sa tahad midagi hästi teha, tee seda ise" - populaarne, kuid mitte kõige produktiivsem idee: alati on oht koguda nii palju asju, mida sa lihtsalt ei suuda nendega toime tulla. Kui olete harjunud protsessi jälgima algusest lõpuni ja ei ole valmis kontrollima, kuid see hakkab segama tootlikkust, kaaluge, kas on aeg delegeerida osa ülesannetest kellelegi teisele.

Ja kui te töönõuetest lahkute, ei ole te veel valmis, siis on täiesti võimalik usaldada puhastamine kellelegi teisele ja selle asemel, et toidata pärast kiire päeva - tellige toitu kodus. Vaba aega saab puhata puhata - olla produktiivsem järgmisel päeval.

4

Te ei prioriteeri

Aja optimeerimiseks ei piisa sellest, et mõista, mida pead tegema päevas - peate hindama ka seda, mida on oluline teha kohe ja mida võib oodata. „Väga sageli lükkame edasi olulisi ülesandeid, neid, kes meid survet avaldavad - nende vaimse pingutuse tõttu, mida me peame neile keskenduma,” ütles treener Kimberly Medlock.

Kümnele kirjale on lihtsam vastata, kuigi nad ei vaja kiireloomulist reaktsiooni, kui võtta vastu suur ja oluline raport, mis tuleb esitada võimalikult kiiresti - kuigi see on tulemuslikum pöörata tähelepanu teisele. Kui see on teie juhtum - püüdke prioriteete uuesti läbi vaadata: olenemata sellest, kui keeruline on töö suur osa võtta, olete kindlasti ise tänulik, et te seda tegite.

5

Te üritate korraga teha kümme asja.

Mitte kõik eksperdid ei arva, et multitegueerimine on selline hea mõte. Ja kui on kerge toime tulla kahe mehaanilise juhtumiga (näiteks podcasti kuulamine ja samaaegne kuulamine), on kaks pidevat tähelepanu nõudvat toimingut (näiteks telesarjade vaatamine ja e-kirjale vastamine samal ajal) raskem kombineerida - tõenäoliselt saad kiiresti ühelt ülesandelt teisele.

Vastupidiselt sellele, mida loogika ütleb, hakkate tõenäoliselt kiiremini juhtumiga toime tulema, kui pöörate tähelepanu ainult talle. Võite proovida kuulsat "tomatitehnikat": alustada taimerit kakskümmend viis minutit ja ärge unustage midagi sellel ajal - kui aeg on lõppenud, võite võtta viie minutilise vaheaja.

Võite proovida vähem rangeid meetodeid - näiteks konkreetse aja eraldamiseks konkreetsele ülesandele (tähtaeg teeb teid kiiremaks töötamiseks - peamine asi ei ole ületada) või lihtsalt proovida vähendada väliseid stiimuleid. Alustage e-kirjaga: selle asemel, et seda kord poole tunni jooksul kontrollida, jätke paar minutit kaks või kolm korda päevas kõrvale.

6

Sa pole lõõgastav

Pärast õppeaastat seisavad paljud silmitsi keerulise avastusega: ärge magage kogu öö, ja siis, nagu midagi poleks juhtunud, ei saa nad äri teha. Sa ise ilmselt märkasite, et nendel päevadel, mil sa ei saanud piisavalt magada või olid lihtsalt väsinud, saad sagedamini segadust ja töö läheb palju aeglasemalt kui võimalik.

Sellistel juhtudel on alati oht, et satute ohtlikusse rutti, kui sa mõistad, et tegite päeva jooksul väga vähe ja lõpetasite hilja öösel - nii et te ei saa järgmisel päeval piisavalt magada ja töötate vähem kui võimalik. Kui sa ennast selle vastu püüavad, tea, et parim tootlikkuse abistaja on hea unistus (ärge unustage selle hügieeni!).

7

Sa ei tea, kuidas öelda ei

Liiga palju ülesandeid on lihtsalt võimatu saavutada: püüdes teha kõik korraga, teataval etapil, võib-olla peate ohverdama kas kvaliteedi või termineid. Teie ümber on alati neid, kes nõuavad teenust või teenust, teile tundub, et ühe väikeettevõtte juures pole midagi valesti - kuni sa mõistad, et paljud taotlused segavad teie enda, palju olulisemad teie jaoks.

Nii lihtne on ülehinnata, kui palju ülesandeid teil on võimalik võtta, samuti teha viga nende jaoks vajaliku ajaga - ja see kõik võib omakorda põhjustada läbipõlemise. Seepärast on nii tähtis õppida õigeaegselt ütlema "ei": parem on kohe midagi keelduda kui tähtaegade täitmine, kõike halvasti teha või lihtsalt ära saada.

8

Sa üritad oma rütmi uuesti teha

Kõige sagedasemad nõuanded, mida saab kuulda tootlikkuse osas, on: „Lihtsalt tõusta varakult ja tehke rohkem hommikul” - seda teevad Anna Wintour, Tim Cook ja Richard Branson. Võib-olla inspireerituna nende eeskujust, tõuseb hommikul viis korda harjutama, kohtuma oma tüdruksõbraga hommikusöögi ajal ja olge juba üheksa-aastane kontorilauas, kuid selle asemel, et rõõmsameelsus ja valmisolek kiiresti lõpetada asjad, mis tunnete üllatunud ja väsinud.

Kahjuks puudub universaalne tootlikkuse retsept. On võimalik, et teil on lihtsam treenida ja sõpradega kohtuda mitte varahommikul, kuid õhtul pärast tööd - ja teie tootlikkuse tipp ei ole hommikul üheksa, vaid pärastlõunal pärast kolmapäeva. Selle asemel, et proovida saada lõualuu, kuulake keha - nii tunnete ennast palju paremini.

Fotod: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com