Kuidas töökorraldust tõhusalt korraldada

Alexandra Savina

Enamik päevast, mida me tööl kulutame, kas kontoris või kodus. Kuid me ohverdame sageli oma mugavust ja mõtleme harva, kuidas meie ümbritsev ruum meid mõjutab. Kui teile tundub, et teil ei ole aega ja nad on rünnatud tööülesannetesse, siis on võimalik, et asi on lahti kogumata paberipakis, kus ei ole võimalik midagi leida. Me jagame näpunäiteid, mis aitavad teil oma töökoha paremini korraldada, et produktiivsemalt töötada.

Vabane liigsest

Enne töökoha ümberkorraldamist peate kõik mittevajalikud välja viskama. Isegi kui sa töötad tulemuslikumalt puhastamata laual, ei vabane see, mis ei tooda mingit head. See kehtib kõike: tööpabereid ja kirjatarvikuid ning muid asju - proovige teha minimaalne miinimum. Viska külmas veres, mis ei aita teid oma töös: paar meeldejäävat asja ja lemmik foto raami ei häiri, kuid kui nad on palju suuremad, võivad nad tõsiselt osa tööpinnast.

Kevadel puhastatakse iga paari kuu tagant ja hoidke seda regulaarselt. Valige endale kõige mugavam ajakava (näiteks iga tööpäeva lõpus 15 minutit või reedel tund aega) ja järgige seda - seda on lihtsam säilitada, dokumente ja dokumente ei koguta lauale. Ja selleks, et vabaneda ebavajalikust, oli lihtsam alati hoida prügikasti laua kõrval. Lisaks on päeva lõpus kasulik tabelit puhastada antibakteriaalse lapiga.

Käsitlege dokumente ja dokumente

Olgem ausad: paber - peamine töölaua prügi allikas. Ja kuigi me teeme nendega üha vähem koostööd, ei ole nii palju ettevõtteid, kes on täielikult elektroonilisele dokumendihaldusele üle läinud. Voolu käsitlemiseks oli lihtsam, et laual on kaks plaati või kaks kausta - sõltuvalt dokumentide arvust, mida peate tegelema. Esimesel juhul peate lisama kõik uued: allkirjastamise taotlused, avamata kirjad jms. Teisel, peate saatma paberid, mida te vaatasite ja mida tuleb hiljem käsitleda - nii et midagi ei jääks tähelepanuta.

Paberite puhul, mida te ei pea praegu tegelema, kuid mida te endaga veel kaasas pidate, on parem olla teatud salvestussüsteem. See ei pea olema tuttavad kaustad: kui sul pole laual palju ruumi, võite proovida riputada spetsiaalsed plaadid (näiteks ajalehtede salvestamiseks) seinale. Eraldusvõrgu külge saab riputada väikeseid märkmeid, märkmeid ja meeldetuletusi, mis asuvad igav corkboard. Eriti olulisi dokumente saab skannida ja salvestada arvuti koopia.

Mõelge otseteede ja allapanu süsteemile - võib-olla piisab sellest, kui sa lihtsalt kaustad allkirjastad, või võib-olla on kasulik neid värvidega tähistada, et leida seda, mida vajate kiiremini. Paberite kokkuklapitamisel küsige endalt, kas teil on neid tõesti vaja ja kas te võtate nendega tulevikus ühendust - enamik sellest, mida me salvestame “igaks juhuks”, mida me kunagi ei kasuta. Püüa mitte alustada kausta "Muu" või "Mitmesugust" - tõenäoliselt unustate aja jooksul, mis täpselt seal on.

Püüdke tutvustada põhimõtet "raamat - tegevus". Ärge laske dokumentidel ja märkmetel laual asuda, lugeda neid toiminguks, mida peate täitma: näiteks visiitkaart, millele telefoninumber on kirjutatud, on võimalus nutitelefonis uut kontakti teha või päevikusse märkida, et vajate kedagi helistada

Kasutage karbe ja muid salvestusvahendeid.

Pärast paberitega tegelemist pöörake tähelepanu teistele töölaualementidele. Mis iganes armastad sa kirjatarbeid valite, on parem mitte hoida neid kogu aeg laual ja saada vastavalt vajadusele - nii et seal on rohkem ruumi ja vähem tolmu. Väikeste asjade puhul saate näiteks kasutada muna-alusmasinaid. Eraldi kastis või konteineris tasub panna seda, mida te ei kasuta väga sageli: näiteks insult, kalkulaator või kleeplint.

Kastid, kaustad ja mahutid on odavad (neid võib leida samast IKEA-st), kuid need aitavad tööruumi palju tõhusamalt kasutada - nii kontoris kui kodus. Valige vastupidavad, mis kestavad kaua - ja ärge unustage mõelda siltide ja allapanu süsteemile, nagu paberite puhul.

Hoidke juhtmed korras

Et muuta töölaud puhtamaks, peate varjata juhtmed ja pikendusjuhtmed: saate osta spetsiaalse konteineri või proovida seda ise teha - kinga kastist. Kui ruumi ei ole palju ja juhtmeid ei ole võimalik varjata, siis peaksite need vähemalt õrnalt siduma, et nad ei segaks ega oleks segaduses.

Sorteeri failid arvutis

Teine oluline punkt tööruumi korraldamisel on arvutis asuvate failide sorteerimine. Kui te pole seda veel teinud, pange tund või kaks aega, et organiseerida dokumente uuel viisil: see on hirmutav võtta, kuid siis sa tänad ennast. Nii nagu tavaliste paberite puhul, on teie jaoks sobivad süstematiseerimine ja märgised väga abiks. Kui teil on tihti vaja töötada sama dokumendi erinevate versioonidega, on kasulik kaaluda nimesüsteemi, mis on mõistetav kõigile selle tööga tegelevatele töötajatele. Lisaks saate iga uue versiooni nime lisada kuupäeva ja vajaduse korral kellaaega - see on nii lihtne mõista, kui viimased muudatused tehti, ja võrrelda versiooni.

Kaustad, mida te praegu ei vaja, kuid mis on tulevikus kasulikud, saate arhiveerida - nii on see lihtsam navigeerida. Kõige väärtuslikumate dokumentide koopia tuleks pilveteenusesse salvestada - igaks juhuks.

Korraldage lisaruumi.

See nõuanne on vajalik eelkõige nende jaoks, kes töötavad kodus, mitte ainult dokumentide, vaid ka mahukamate materjalide puhul: kui jätate nädalavahetusel lauale paberid kontoris, ei ole see nii hirmutav, siis kodus soovite, et ruum oleks võimalikult puhas. Kõigil ei ole eraldi kontorit või suurt tööala, kuid sel juhul on väljapääs. Tabeli kohal saate lisada rippuvad riiulid või paigutada allpool täiendavat ladustamist.

Jagage töökohad tsoonidesse

See on kasulik tehnika, mis aitab teil tõhusamalt toime tulla erinevate ülesannetega: võtta koht tööks arvutiga ja eraldi ala ülesannete jaoks, mida saab ilma selleta lahendada - trükitud dokumentidega või näiteks ajurünnakuga sülearvutiga. Isegi kui teil on väike laud, saate ruumi veel tsoonida: näiteks piisab näiteks teisele poole liikumiseks või ühisele diivanile istumiseks.

Kui töötate kodust, on väga oluline eraldada tööks eraldi ruum (isegi kui see on osa köögi lauale või väike kokkuklapitav laud). See on eelkõige vajalik töö- ja isikliku elu lahutamiseks (kodust töötamine võib olla keeruline ühelt režiimilt teisele minna), kuid see võib olla kasulik praktilisest vaatenurgast. Näiteks on kasulik omada eraldi tööarvutit, millele lapsed ei läheneks ja mis ei sobiks kõige sobimatumal hetkel.

Hoidke asjad käepärast

Me arvame, et te rakendate seda põhimõtet niikuinii, kuid see on kasulik uuesti öelda. Kodust kontori loomisel, ruumi korraldamisel ja selle asukoha määramisel alustage eelkõige töövoo struktureerimisest. Kõige vajalikumad asjad peavad alati olema käepärast, muidu juhinduma sellest, kuidas kasutate esemeid - näiteks hoidke paberit printeri lähedal ja kleebiseid - selle piirkonna lähedal, kus tavaliselt töötate dokumentidega või loete tööks vajalikke raamatuid.

Hoolitse asjade eest, mis muudavad teid end paremini tundvateks.

Mõeldes tööruumile ärge unustage mugavust - ka väikestes asjades. Väga oluline on valida mugav tool, et selja- ja kaelavalu ei oleks, hoolitseda piisava valgustuse eest (kui kontoris on pimedus, osta laualamp) ja muid asju, mis muudavad kontori töö paremaks - näiteks padja alla randme alla, mis aitab ära hoida tunneli sündroomi või jalatugi, mis kergendab selja ja kaela koormust.

Ärge sööge oma laua taga

Kuigi see nõuanne ei ole seotud ruumi korraldamisega, kuid tööprotsessi korraldamine ja tundub ilmne, on neid ikka veel sageli tähelepanuta jäetud - kuid asjata. Kui sööte oma laua taga, saate süüa rohkem tahtmatult (kui me oleme hõivatud, me ei pööra tähelepanu sellele, kui palju me sööme, isegi kui me ei ole näljased ja sageli valime mitte kõige kasulikumaid suupisteid). Lisaks aitab lõuna vaheaja (ehkki väike) aidata äritegevusest kõrvale ja naasta neile uute jõududega.

Kui teie laua suupisteid ei ole võimalik vältida, vali toit, mis ei murene, mahavool või plekk (klõpsates murenemist klaviatuurilt või sile supp töölaua sülearvutile on kurb väljavaade), proovige olla ettevaatlik ja mitte häirida teisi (tugev toidu lõhn võib olla olge kolleegidele ebameeldiv), puhastage ennast ja pühkige laud pärast õhtusööki.

Fotod: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA disainipood