Viimane spurt: Kuidas kiiresti töödega toime tulla

alexander savina

Nädala lõpuks (ja ka aasta lõpuks) meie ainus soov on tegeleda kiiresti ja lõpuks hakata puhkama. Aja juhtimisel on palju raamatuid ja käsiraamatuid - et leida, mis sobib teile, ei ole raske. Neile, kes pole veel probleemi tõsiselt süvenenud, oleme kogunud mõned näpunäited, mis aitavad kiiremini toime tulla tööalaste küsimustega ja muuta teid tootlikumaks.

 

Ärge otsige multitegumtöötlust

Lihtsad nõuanded, mida vähesed tegelikult järgivad: eesmärgiga kiiresti ja hästi toime tulla, on kõige parem seda teha üksi ja võimaluse korral kõrvaldada kõik häirivad probleemid. Mitte igaüks ei suuda samaaegselt võrdselt hästi keskenduda mitmetele asjadele, eriti kui igaüks neist vajab sukeldumist ja tähelepanelikkust - sellepärast kannatab töö kvaliteet.

Töö jututubades, kiirsõnumid, e-post - kõik see on väga häiriv. Mõtle sellele, kuidas vabaneda segadusest - näiteks ärge kohe reageerige kohe, kui ilmub teade uue sõnumi kohta, salvestage kolmanda osapoole ülesanded, mis tekivad töö käigus, et neid hiljem lahendada, või rühmitada sarnaseid ülesandeid ja jätta päeva jooksul aega, et lahendada neid. Viimane võimaldab vähem häirivaid tegureid - ei ole vaja ühest ülesandest teise ümber ehitada. Selle põhimõtte järgimine nõuab distsipliini ja tõsist vastupidavust - kuid tulemus ei kesta kaua.

Plaani oma tööpäeva

Ülesanded on lihtne tehnika, mis muudab töö palju lihtsamaks: saate hinnata ülesannete tegelikku kogust ja seada realistlikud tähtajad nende täitmiseks. Ükskõik kui palju tahaksite vastupidist uskuda, kuid kõigil ülesannetel on erinev tähtsus - nii et oma töö kavandamisel seadke prioriteedid. Mõtle, millisel kellaajal olete kõige produktiivsem ja proovige praegu kõige olulisemaid ja raskemaid ülesandeid lahendada. Näiteks on paljud inimesed harjunud päeva alustama oma postisaadetiste kontrollimisega, kuid see ei ole alati parim lahendus - kui olete hommikuti kõige aktiivsem enne väsimust ja tähelepanu kaotamist, on parem jätta see aeg kõige raskemate või loomingulisemate ülesannete täitmiseks, mis vajavad koondumist.

Koosolekud võivad sageli päevas murda - näiteks kui neid peetakse paar tundi pärast tööpäeva algust, mille jaoks teil ei ole aega vähemalt ühe ülesande täitmiseks. Oma aega planeerides mõtle, kas teil on aega midagi ette võtta enne ja pärast koosolekuid või nende vahel - võib-olla on hommikul koosolekut lihtsam edasi lükata? Lisaks on see töö ettearvamatu ja teil võib olla igal ajal ettenägematuid ülesandeid. Seetõttu on parem, et päevaplaan ei olnud väga tihe ja üllatuste jaoks oli piisavalt aega - arvestada 5-6 tundi pidevat tööd.

Seadke endale tähtajad - ja pingutage neid

Üks põhjusi, miks me ei suuda ülesannet kiiremini toime tulla - selge tähtaja puudumine: töö võtab tihti kogu selleks määratud aja. Raske ülesande tähtajad on eriti olulised: tihti lühendame ja töötame keerulise ülesande kallal, sest tundub meile tohutu - selge tähtaeg muudab selle mõistetavamaks.

Kõigepealt proovige vähendada tööd, mis on seotud ülesandega, mida tavaliselt mitu tundi pooleteist tundi kulutate - võib-olla te ise ei märka, kuidas tulla toime kõige kiiremini kui tavaliselt. Tõsi, siin on väärt ettevaatust - seadke endale realistlikud tähtajad (ärge püüdke teha kogu päeva tööd kahe tunni jooksul) ja ärge tooma ennast, kui te ei saaks seda ülesannet määratud aja jooksul hallata: te ei tööta pideva stressi ja paanikata.

Kuluta vähem aega ebaoluliste ülesannetega.

Mitte kõik tööülesanded ei ole võrdselt olulised - nii et neile ei ole aega kulutada. Ettevõtte juhendaja Simon Reynolds soovitab väikeste ülesannete täitmisel jätta kümme minutit või isegi vähem: kõige sagedamini ei nõua nad täiuslikku jõudlust, nii et saate neid annetada tähtsamate ülesannete täitmiseks. Reynoldsi sõnul on võimalik säästa kuni 90 minutit päevas - peamine on püüda vähendada ülesannete aega sihipäraselt mitu korda päevas. Lisaks on üks parimaid viise, kuidas sisestada rütmi tööpäeva alguses, teha väike (see on oluline!) Ja mitte kõige raskem ülesanne. See on võrreldav hommikuse treeninguga: te tunnete ennast paremini ja teete muid asju.

Teine kasulik tehnika - proovige kulutada otsuste tegemiseks vaid minut. Me kulutame sageli palju aega selle üle mõtlema, kuid mitte alati on tehtud otsused paremad. Kui märkate, et teate tihti õiget otsust, kuid võtab aega, proovige seada endale 60-sekundiline tähtaeg.

Valige sobiv ajahalduskava.

On palju meetodeid, mis aitavad teil tootlikumaks saada ja oma päeva paremini ehitada - peamine asi on leida oma. Üks levinumaid on "tomatitehnoloogia" (selle looja kasutas taimerit tomatina). See põhineb lihtsal loogikal: meil on vaja aega, et osaleda töös ja seda tõhusalt täita ning aega puhata. "Tomatite tehnika" tähendab, et te jagate oma tööd plokkideks - "tomatid".

Te peate seadma taimerit 25 minutiks (see on üks „tomat“), mille jooksul te töötate ainult tööga, ilma et midagi muud oleks häiritud. Kui taimer heliseb, siis võtke viie minuti pikkune paus ja käivitage seejärel uus plokk. Kolme või nelja 25-minutilise ploki järel võta pikem paus ja puhata 15-30 minutit.

Te ei pea neid arvandmeid rangelt järgima: ajaintervallid võivad olla mis tahes, peamine asi ei ole liiga lühike - vastasel juhul ei ole teil aega teatud arvu töö tegemiseks ilma segadust tekitamata. See meetod on väga efektiivne: ajaplokk, kus te ei tee midagi muud kui töö, saate palju rohkem püüda. Lisaks saate "tomatites" mõõta, kui palju aega kulutada sellele või sellele ülesandele - ja parem on planeerida oma aega.

Mõtle sellele, mida saate keelduda

Oluline on oma töö suurust adekvaatselt ja rangelt hinnata - see osutub kiiremaks. Treener Mark McCartney soovitab külmas veres visata kõik mittevajalikud asjad: hinnata, millised teie ülesanded on kõige olulisemad ja tähtsamad ning mida saate turvaliselt lahkuda (või proovida delegeerida). McCartney sõnul nõustume väga sageli masinaga midagi tegema, mõtlemata selle üle, miks see ülesanne on oluline ja kas see on tõesti nii tähtis.

Kriitiline lähenemine aitab muuta teie elu lihtsamaks ja prioriteetsemaks. Praktikas on see soovitus seotud peamiselt e-kirjaga - mõtle, kuidas saate protsessi optimeerida (näiteks kasutada malle või automaatseid vastuseid e-kirjadele, mis ei vaja läbimõeldud vastust) ja kas kõik sõnumid on vastamiseks tasuvad või mitte.

Võtke pausid

Sa juba tead seda: väsinud inimene lihtsalt ei saa tõhusalt töötada. Sageli püüame rohkem ära teha, et töötada kauem ja ilma pausita, ehkki tasub teha vastupidist. Igaüks, kes loobus õpilase harjumusest magada paar tundi päevas, teab kogemusest, et kui sa magad piisavalt ja õhtuti töölt vabalt puhkad, siis muutute palju produktiivsemaks ja teete palju rohkem, kui sa tulid pool magama. Samuti peatage nii palju kui võimalik. Samal ajal (ja te teate ka seda) peaks vaheaja olema kõrge kvaliteediga: te ei tohiks nutitelefoni kinni jääda ega Facebooki kaudu nihutada - parem on lühikest aega arvutist eemale liikuda ja häirida infovoogu.

Ole aus iseendaga

Võib-olla kõige olulisem nõuanne: ainult te saate aru, mis takistab teie tootlikkust. Sageli on meil harjumuspäraste harjumuste tõttu vähem aega - ja siin peaksime ausalt tunnistama, et see on väärt muutmist. Kui te tööle tulete, kas sa kulutad kakskümmend minutit protsessi kaasamiseks? Kas sulle meeldib pärast lõunat juua kohvi koos kolleegiga? Pidevalt vahetades ülesandeid ja ei saa keskenduda ühele asjale? Jääge sõnumitoojate juurde? Sa tead, mida teha.